公文是一种特殊的文章,写作过程中除了要遵行一般的写作通则之外,还需要遵循一些特殊的规律,公文写作基本要求就是对这些规律的反映.其内容是:合"法",求实,合体,简明,严谨,准确,规范,完整,清晰,耐久.

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　　【行文规则】

行文规则是关于正确有效传递文件的规定,也是撰拟公文的指导依据.遵守行文规则具有重要意义.

行文规则的主要内容包括:根据机关间的工作关系准确行文;选择适宜的行文方式,一般不越级行文;正确选择主送,抄送机关;明确发文权限,不越权行文;坚持"党政文件分开";联合行文时,作者应为"同级";行文前需就有关问题协商一致;严格控制文件数量,简化行文手续.

　　【文稿书写规范】

文稿书写规范主要涉及:文稿用纸要求;图文区的规定;稿纸的使用;书写格式要求;字体与各种计量单位的使用;标点符号使用;外文字母书写;公文中的数字表示;序号表示;标注格式设计,排版,印刷注意事项的要求;文稿的修改;页码的标注;注释的处理;公式的处理;文中的表格的编排.

　　【公文写作的一般步骤】

(一)公文写作前的准备

1.明确行文目的和要求.

2.确立公文主题.

3.选定公文文种.

4.占有材料.

5.确定具体表达方式.

(二)撰拟文稿

1.安排好结构,一是确定总体的构成;二是确定正文的具体构成,解决好各组成部分的编排次序,安排各层次,段落间的衔接与转换,处理好开头和结尾.

2.拟出写作提纲.

3.正式撰拟文稿.

(三)审核修改

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文稿的审核修正要认真严肃反复进行,要按规定的程序进行.

　　【公文的语言特点】

公文语言的主要特点是:庄重,准确,朴实,精炼,严谨,规范.这些特点具体体现在公文词语,公文语句,公文表达,公文修辞中.

　　【公文词语的选择】

在选择词语的过程中应注意:认真辨析词语的确切含义,使词语的意义符合客观实际;注意分辨词语的感情色彩,以正确表达作者的立场观点;注意词语声音和语调对语义的影响,以提高表达效果;注意词语间的正确搭配,遵循语言法则;注意公文具体使用场合对词语风格的要求,维护公文的严肃性及强制执行性;注意针对公文具体收受对象的特点选词,以"有的放矢"便于理解和执行;注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词,以获得更加鲜明直接的表达效果;注意根据上下文的需要选词,以维护公文的完整有效性;注意根据文种的不同特点选词,以保证语言得体而有力;注意词语的规范性,以提高公文沟通的效果,扩展沟通的范围.

　　【公文中特殊事物和概念的表达要求】

在对公文中所涉及的事物和概念进行表达的过程中,除了必须遵循一般的语法规则,逻辑规则之外,还必须遵循一些特殊要求.其中特别需要注意:时间的表达;空间的表达;职务,姓名的表达;数量的表达;范围的表达;程度的表达;语气,神态的表达.

　　【公文修辞】

公文修辞在其所追求的效果方面,重准确鲜明,质朴平匀,精练顺达,反对含糊暖昧,繁冗堆砌,轻浮造作,重内在美而不只求形式美;在修辞手法方面,以消极修辞手法为主,以积极修辞手法为辅,重在选词炼句及章法方面下功夫,审慎使用修辞格.

　　【公文专用词语】

由于表意和表现特殊色彩的需要,公文中有一些出现频率较高的词语.这些词语词形确定,词义精确特定,用途稳定专门,并为从事公文工作的人们所熟悉,它们就是公文专用词语.正确地使用公文专用词语可使写者顺手,读者便当,保证表意精当得体,理解精确周严,可提高制发和处理公文的质量与效率.

依照具体用途的不同,公文专用词语可被划分成多种,其中比较常见的有:称谓词语,领叙词语,追叙词语,补叙词,承转词语,祈请词语,商洽词语,受事词语,感盼词语,令知词语,告诫词语,见解词语,判定词语,时态词语,目的词语,报送词语,颁行词语,核查词语,结尾词语等.

　　【公文语言表达的简化】

简化公文语言表达的方法主要是:取消,压缩,替代,合并.

　　【公文中避免歧义的一般方法】

歧义是指语句有两歧或多歧意义,可同时形成两种或多种解释的一种语言现象.在文件中,歧义是一种非常有害的语病,它将使作者与受文者对文件内容无法建立一致的理解,无法实现沟通目的.因此,必须避免歧义的出现.

消除歧义的主要途径是语言变换;禁止滥用省略;在语句中增加必要的限定修饰成分;禁用夸张,拟人,反语,双关等修辞格;语调一般不附加语义,必须附加时用标点符号作为辅助表达方式,保证语句含义单一明确;以上下文提供尽可能充分的语言环境.